Alle Beiträge von Lion Geßmann

Seit 2015 bin ich als Auszubildender zum Industriekaufmann bei der Westfalen Gruppe.
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Kostenstellenplanung for you!

Ich bin Lion Geßmann, Auszubildender Industriekaufmann im zweiten Lehrjahr. Von Anfang Mai bis Ende Juli 2016 war ich im Internen Rechnungswesen eingesetzt.

Bevor ich in die Abteilung Internes Rechnungswesen kam, habe ich von meiner Ausbildungsbeauftragten eine Terminanfrage mit dem Betreff „Projektauftakt Planungs-Tutorial“ geschickt bekommen. Mir gingen dann viele Gedanken durch den Kopf. „Was ist das für ein Tutorial?“, „Ich kenne Tutorials nur von Youtube und jetzt mach ich sowas auf der Arbeit?“ und viele ähnliche Fragen gingen mir durch den Kopf.

Der besagte Termin brachte dann Licht ins Dunkle. Mir wurde erklärt, dass ein Video-Tutorial über den Prozess der Kostenstellenplanung entstehen sollte. Es gab bestimmte Vorgaben für den Aufbau des Videos, aber ich durfte auch eigene Ideen einbringen. Die einzelnen Arbeitsschritte sollten mit einer geeigneten Software vom Bildschirm abgefilmt werden, dazu sollten erklärende Texte gesprochen werden. 

Zurück am Arbeitsplatz hieß es für mich dann erst einmal, den Prozess zu verstehen. Als Hilfsmittel bekam ich den Leitfaden, der den Kostenstellenplanern in den letzten Jahren zur Verfügung stand. Anhand dieser Unterlage habe ich mich in SAP durch den Prozess „geklickt“.  Ich machte mir Gedanken, worauf die Kostenstellenplaner vielleicht besonders achten sollten und wo besonders viel Hilfestellung notwendig sein könnte.

Der nächste große Schritt  war die Erarbeitung eines Drehbuches für das Tutorial. Diese Aufgabe nahm viel Zeit in Anspruch, da ich mir überlegen musste was genau ich an bestimmten Stellen zur Erklärung sprechen wollte. Ich musste nicht nur gucken, wann ich was sage, sondern mir auch überlegen, wann ich eine Pause mache, damit die Zuschauer das Erklärte direkt an ihrem Rechner üben können.  

Das Drehbuch war ein „lebendes“ Drehbuch :-) , denn es wurde – gleichgültig,  ob von Mitarbeitern des Internen Rechnungswesens oder von mir – immer wieder verändert. Außerdem bin ich das Drehbuch noch mit zwei Auszubildenden durchgegangen, um zu sehen, wo es eventuell Verständnisschwierigkeiten geben könnte. Irgendwann waren alle mit dem Ergebnis zufrieden. Nun konnte gedreht werden.

Einige Fragen waren allerdings noch zu klären. „An welchem Computer habe ich die nötige Ruhe damit möglichst keine Störgeräusche auf dem Video sind?“ und „Mit welchem Programm können wir das Video aufnehmen?“. Nach Rücksprache mit den Kollegen und einem Azubi aus der IT fanden wir schnell die gesuchten Lösungen. Das Tutorial wurde übrigens mit Snagit aufgenommen. 

Mitte Juni startete ich dann in die Realisierungsphase. Die Aufnahme der ersten Version hat einen ganzen Vormittag gedauert. Einige Stellen musste ich drei oder vier Mal sprechen, weil ich mich immer wieder versprochen oder verklickt habe, so entstand ein ca. 30 Minuten langes Video. Nachdem ich alle Versprecher und Verklicker herausgeschnitten hatte, war das Video nur noch 20 Minuten lang. :-)

Am Nachmittag schaute ich mir das Video zusammen mit meiner Ausbildungsbeauftragten an und es fielen uns weitere Verbesserungsmöglichkeiten auf. Es blieb daher nicht bei nur einer Aufnahme sondern ich habe das Tutorial drei Mal aufenommen,  bis wir zufrieden waren und es den Kollegen präsentieren konnten.

Ich bekam am nächsten Tag viel Lob dafür, aber auch so einige Verbesserungswünsche. Zum Beispiel sollte an einigen Stellen das Gesprochene zusätzlich mit eingeblendeten Texten betont werden.  Auch sollten aus dem langen Video vier kurze werden.

Dafür musste das Drehbuch nochmals verändert werden. Danach habe ich die vier Tutorials neu gedreht.  Auch hier blieb es nicht nur bei einem Drehtermin. Die geforderten Textbausteine fügte ich über das Programm Windows MovieMaker hinzu. Mit diesem Programm konnte ich auch einzelne Bausteine der Videos durch neue und bessere ersetzen.

Am letzten Tag in der Abteilung präsentierte ich den Kollegen die vier erstellten Tutorials. Alle fanden die Videos super, es fielen nur drei kleine Szenen auf die ich noch verbessern sollte. Drei Szenen neu drehen, in die vorhandenen Szenen hereinschneiden und ein letztes Mal speichern. Fertig waren die endgültigen Tutorials und ich konnte mich in den Urlaub verabschieden.

Es hat mir sehr viel Spaß gemacht ein solches Projekt so selbständig zu erarbeiten und ich hoffe, dass ich den Prozess für die Kostenstellenplanung anschaulich erklärt habe.

Viele Grüße

Lion Geßmann

Header-Bild: #106630481 | Urheber: Minerva Studio