Archiv der Kategorie: Arbeitswelten

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Der ganz normale Wahnsinn

Wahnsinn: Laut Wortdefinition ist dies primär eine Beschreibung für eine geistige Verwirrung, die krankhaft ist oder eine sehr unvernünftige bzw. unverständliche Sache .

Man kann also sagen, dass alle IT’ler wahnsinnig sind, denn für den Normalsterblichen reden wir immer über unvernünftige oder unverständliche Sachen.

Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer zu verstehen.

Jeden Tag arbeiten die Mitarbeiter der IT daran, den Berg des Wahnsinns zu erklimmen und ihn zu meistern.

Es gibt unzählige Irrungen und Wirrungen auf dem Weg zum Gipfel. Ähnlich wie Odysseus kämpfen wir uns immer wieder durch die Verlockungen der Sirenen im Betriebsrestaurant und besiegen die feuerschnaubenden Stiere der Stakeholder, die sich uns in den Weg stellen, um  die Kaffeemaschine zu erreichen.

Jeder in der IT bringt für die vielfältigen Aufgaben seine eigenen und ganz besonderen Fähigkeiten mit.

Die Applikationsmanager, die mit einem Fingerzeig ganze IT-Infrastrukturen erschaffen können, als würde jemand das sagenumwobene Atlantis aus der Tiefe heben. Genauso schnell können sie es aber auch wieder versenken, wenn ein Teil der mystischen Zauberformel im Quellcode fehlt.
Server room in data center. Telecommunication equipment

Dabei nutzen Sie als Quelle ihrer magischen Fähigkeiten Kaffee und Süßigkeiten und wandeln so ihre Gedanken und Phantasien in Realität um. Ein bisschen wie Green Lantern in diesem Film … Ja genau den – mit Ryan Raynolds. Der selbe Ryan Raynolds, der in Deadpool immer wieder Witze über seine grüne Vorgängerrolle reisst.

Aber zurück zum Thema. Wie gesagt, Irrungen und Wirrungen erwarten uns.

Die IT Systemmanager. Ähnlich wie das Zwergenvolk in Herr der Ringe sind sie zähe und begabte Handwerker und Meister ihres Fachs. Alles was sie anfassen, ist von unschätzbarem Wert und wird auf edelste Art verarbeitet.

In der heiligen Höhlenstadt Rechenzentrum bewegen sie Daten hin und her, jonglieren, oder konsultieren für unlösbare Fragen das Orakel von Schlee.

Das Orakel von Schlee



Sie sind die verlässlichen Gefährten auf dem Weg zum Gipfel des Schicksalsbergs und immer an deiner Seite, wenn die Harpyie SAP ihre Klauen nach dir ausstreckt. Sicher mögen sie manchmal etwas eigensinnig und schwer zu verstehen sein, aber sie sind die tapfersten Verbündeten, die man an seiner Seite haben kann.

 

Die IT Projektmanager kennen die phantastischen Tierwesen der IT in- und auswendig und wissen genau, wo die Ressourcen der Stakeholder zu finden sind. Dabei scheuen Sie keine Mühen. Auch der flinke Niffler hätte keine Chance, ihrem wachen Auge zu entgehen.

Sie sind die Parselmünder der IT, die die Sprache der Fachabteilungen sprechen und versuchen, zwischen dem Zwergenvolk der IT Systemmanager, den mystischen Applikationsmanagern und den Stieren der Stakeholder zu vermitteln. Das alles tun sie immer mit viel Hingabe und einem Medienkoffer, der die Tür öffnet zu vielen tiefgründigen Brainstormings. 

Die IT Supporter, die mit ihrem General an vorderster Front kämpfen. Mit dem Geschick und der Kraft von Jamie Lannister werden hier passende Wordings taktiert und die edlen Damen des Hofes mit Respekt behandelt und mit Service verwöhnt.

Beim Kampf mit den Anfragen verliert der eine oder andere auch mal einen Teil von sich aber ein IT-Supporter hat den Eid geschworen, der Domäne WAG-MS und seinem König, dem Protektor des Königreichs, zu dienen.
Sword in hand. Military clothing of the pastUm diese Mammut-Aufgabe stemmen zu können, bedarf es vieler tapferer Köpfe, die sich in die Garde der IT-Supporter einreihen. Lady Schröder zum Beispiel, Sprengerin der Telefonketten und Befreierin der unterdrückten Rufnummern, Sir Wrobel als General der Königlichen Garde oder im hohen Norden des Reichs E1 Sir Appelt als standhafter Kämpfer am Wall zu Bechtle für die Vertriebs-Partner-Watch.

Dies sind einige der mutigen Gefährten, die tollkühn genug sind, immer wieder den Aufstieg auf den Berg des Wahnsinns zu wagen, ohne den Passierschein A38 in der Tasche zu haben.

Ich freue mich, als Grünseher Zeuge dieser fabelhaften Taten zu sein und dem einen oder anderen Normalsterblichen als drittes Auge der Krähe für einen Blick auf den sagenumwobenen Bereich der IT zu dienen.

Und denkt daran: Der Winter kommt!

Nein, ehrlich. Er kommt. Los, bestellt Gas in der Energieversorgung! Los!

Valar Dohaeris
Euer Ricardo Santos



Bildnachweise:

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heart

Kein Tag wie der andere…

Ein Blick hinter die Kulissen der UK-Redaktion

Jeden Morgen fahre ich gemeinsam mit vielen anderen Westfalen auf den Parkplatz der Unternehmenszentrale. Wir rufen uns wohlerzogen einen „Guten Morgen“ zu, halten uns die Tür beim Mitarbeiter-Eingang gegenseitig auf, stempeln nacheinander ein und dann trennen sich die Wege. Jeder geht in seine Abteilung und legt los. Legt los… womit eigentlich?

Bei mir und meinen Kolleginnen und Kollegen aus dem Redaktionsteam der Unternehmenskommunikation beginnen die Arbeitstage immer ähnlich.

7:15 Uhr: Kaffee ziehen, PC hochfahren, Mails checken…wie bei den meisten, klar. Und dann starten wir damit, Zeitung zu lesen. Das, was erstmal nach „chilligem“ Arbeitsstart klingt, ist aber schon eine unserer ersten Serviceleistungen für die Westfalen Gruppe. Denn als erste „Amtshandlung“ geht es darum, den täglichen Pressespiegel zu erstellen. Wer informiert ist über die Welt, die Wettbewerber und das Geschäftsleben hat mehr von selbigem.

zeitungen

Mit einem gesonderten Software-Programm werden für den Pressespiegel Medien von A wie Aachener Zeitung bis W wie Westfälische Nachrichten nach bestimmten, unternehmensrelevanten Stichworten durchsucht. Treffer zur Westfalen Gruppe oder Themen wie Autogas und Tankstellen werden genauso ausgeworfen wie alles zu Kältemitteln, Familienunternehmen, Digitalisierung oder Schweißen. Manchmal sind über 500 verschiedene Artikel auf dem Monitor gelistet. Alle müssen zumindest kurz gesichtet werden, um Relevantes von nicht so Bedeutsamem zu trennen. Denn eine Software ist zwar hilfreich, aber nicht immer clever. So werden wir oft neben den gewollten Infos zum Treibstoff Diesel auch mit ungewollten Anekdoten über den Schauspieler „Vin Diesel“ versorgt. Privat für Liebhaber Auto verrückter Muskelmänner vielleicht nicht uninteressant, fürs Unternehmen aber eher von untergeordneter Bedeutung…

8:20 Uhr. Die Lokalzeitungen Münsters, das Handelsblatt und die Frankfurter Allgemeine werden nochmal ganz gesichtet, im guten alten Papierformat, genauso wie zahlreiche Fachmagazine mit schwungvollen Namen wie „Blech“, „Autoflotte“ oder „Gefährliche Ladung“…immer auf der Suche nach News über Westfalen. Aus diesem Sammelsurium wird schließlich der Pressespiegel, der dann mit rund 20 wichtigen Artikeln bei den Kollegen und Chefs landet.

9:15 Uhr: Ab in die Tiefen des Outlook-Postfachs. Wer will was? Kollege Mustermann aus der Fachabteilung teilt mit, dass Westfalen für guten Service an Tankstellen ausgezeichnet wird, der Chef möchte Ausbaupläne bekannt machen und Kollegin Musterfrau hätte gerne eine Pressemitteilung zum neuen Gasgebinde… Wenn man sich plötzlich in die Untiefen der F-Gas-Verordnung einarbeiten muss, obwohl man in Chemie immer in der letzten Reihe saß, hilft nur eins: Telefonieren mit denen, die es besser wissen.

11 Uhr: Nach Recherche, Fragen und Antworten hauen wir Redakteure dann in die PC-Tasten und die Pressemitteilung entsteht. Inhalte werden nochmal final abgestimmt, Fotos selbst gemacht oder ausgewählt und dann ab in die Medienlandschaft, auf Twitter und ins Netz. Immer in der Hoffnung, dass die Nachricht auch abgedruckt, versendet oder ausgestrahlt wird.

12 Uhr: „Mahlzeit!“ Das Betriebsrestaurant sorgt für neue Power.

13:05 Uhr: Das Telefon klingelt. RTL2 ist dran. Denn das Redaktionsteam ist auch der richtige Ansprechpartner für Fernsehteams, die z.B. an einer unserer Tankstellen filmen möchten, egal ob Soap oder Nachrichtenfilm. Wenn der Biker Alex aus der Serie „Köln 50667“ an einer Westfalen Tankstelle flirten will, muss er das quasi bei uns beantragen. Die Produktionsfirma fragt an und schildert die geplante Szene. Wir sprechen mit unserem Tankstellenbetreiber und dann wird entschieden, ob gedreht werden kann oder nicht. Die meisten Drehanfragen werden genehmigt. In einigen Fällen müssen wir aber leider „nein“ sagen. Wenn ein Darsteller im Film eine Tankstelle zur Explosion bringen soll zum Beispiel. Denn leider verwechselt der ein oder andere Zuschauer manchmal, dass es sich bei dem Ganzen um skripted reality handelt und dann wird aus dem Umfeld eines Film-Drehs plötzlich in der Erinnerung ein Nachrichtenfilm: „Du…nebenan die Tankstelle von Westfalen ist in die Luft geflogen…“ – Das  bzw. diese Wirkung will natürlich keiner.

13:25 Uhr: wieder das Telefon. Täglich gehen Anfragen von Fachjournalisten und lokalen/regionalen Medien bei uns ein. Gefragt wird so ziemlich alles, was mit Westfalen zu tun hat oder haben könnte. Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum? Warum sind die Benzinpreise so hoch oder so niedrig? Was sagt der Vorstand zum Thema xy? Welche Kältemittel ersetzen R-134 a? und vieles mehr. Dann heißt es wieder Recherche, Absprache, Antwort.

14:00 Uhr: Redaktionskonferenz. Endlich Zeit für die eigenen Zeitschriften, unser Kundenmagazin Westfalen Reporter und die Mitarbeiterzeitschrift intern aktuell. Auch hier müssen Themen gefunden oder entwickelt werden. Fotos machen oder aussuchen gehört genauso dazu wie die Recherche und das Texten. Danach wird redigiert. Hier noch ein Komma, dort eine andere Formulierung, insgesamt wird eine solche Kundenzeitschrift 4-5 Mal von uns gelesen, bevor sie in Druck geht! Ähnlich sieht es beim Geschäftsbericht aus. Und auch das Intranet wird von uns bestückt.

korrektur

15:30 Uhr: Fototermin mit Presse.  Wenn wir die Medien zu eigenen Terminen einladen, Pressekonferenzen oder Fototermine anstehen, wird nicht nur alles vom Namensschild bis zur Pressemappe vorbereitet, sondern manchmal ist auch das modische Auge gefragt. Eine schief sitzende Krawatte des Vorstandes soll es schließlich nicht ins Fernsehen schaffen und wird schnell gerade gerückt.

Kurz vor Feierabend: Eine ganze Menge weggeschafft, wieder kein Tag wie der andere. Schreibtisch aufräumen…Schokopapier wegwerfen…Belohnungssmiley des Kollegen für einen guten Artikel finden…Lächeln…PC runterfahren. Morgen kommt wieder ein neuer Tag wie kein anderer. Ich freu mich drauf!

Viele Grüße
Simone Kötter


Header-Bild: #48991455 | Urheber: Cora Müller

colorful chemicals in test tubes

Ich backe mir … ein Gemisch!


Neue Wege bei der Gemisch-Fertigung

Die Westfalen Gruppe blickt in die Zukunft. Stetige Innovation und weitere Digitalisierung sind wichtige Schritte auf unserem Weg. Daher beschäftigt sich ein großes und spannendes Projekt im Bereich Gase Europa mit der Thematik der Einzelfertigung von Spezialgasen. Das Projekt IGKG (Integrierter Geschäftsprozess Kundeneinzelfertigung Gase) soll dafür sorgen, dass bisher manuell ablaufende Prozesse systematisch abgebildet und nochmals deutlich vereinfacht werden.

Auf diese Weise wollen wir den Anforderungen unserer Kunden auch in Zukunft mit möglichst hoher Qualität und Flexibilität begegnen. Denn neben vielen Standard-Produkten verkauft die Westfalen Gruppe auch individuelle Gasgemische.

Doch was genau kann ich mir unter einem Gasgemisch vorstellen?

Gasgemische werden für sehr viele Prozesse benötigt: als Prüfgase zum Beispiel in Laboren, als medizinische Gase im Krankenhaus, bei der Lebensmittelverarbeitung und in vielen anderen interessanten Bereichen mehr.  So vielfältig wie die Prozesse sind auch die Anforderungen unserer Kunden an das Gasgemisch. 

Eine Gemisch-Zusammensetzung ist wie ein gutes Backrezept. Es muss genau festgelegt werden, von welcher Zutat, wie viel gebraucht wird. Denn nur die korrekte Mischung ergibt ein zufriedenstellendes Ergebnis.

Jeder kennt es aus seiner eigenen Küche: Am besten lassen sich zuerst Eier, Milch und Butter zusammenmischen, bevor das Mehl folgt. Bei unseren Gasgemischen ist es ähnlich. Auch hier muss die Reihenfolge, in der die einzelnen Zutaten vermischt werden, genau festgelegt sein.

Ein bunter Topf voller Kombinationsmöglichkeiten …

Ein Gasgemisch kann aus zwei, drei oder bis zu zwanzig Komponenten bestehen. Zum Beispiel Kohlenmonoxid 10 %, Kohlendioxid 15% und Stickstoff Rest. Die Kombinationsmöglichkeiten sind allerdings nicht unbegrenzt, da es durchaus Komponenten gibt, deren Mischung unerwünschte Reaktionen ergeben würden. 

Der Prozess der Erstellung individueller Gasgemische ist sehr aufwändig und erfordert höchste Konzentration. Das beginnt schon beim Aufschreiben des korrekten Rezepts mit den exakten Mengenangaben. An dieser Stelle ist das Fachwissen  unserer Chemie-Experten gefragt.

Ist das passende Gemisch für den Kunden erst einmal erarbeitet worden, geht es ganz schnell weiter. Der Auftrag wird in das System eingepflegt und an unser Sondergasezentrum in Hörstel weitergeleitet, wo das Gemisch zeitintensiv mit größter Sorgfalt hergestellt und abgefüllt wird. 

Zusammenarbeit ist das A und O…

Das Projekt-Team von IGKG umfasst neben den Mitarbeitern der Westfalen Gruppe auch externe Dienstleister. Um das Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen alle Mitglieder an einem Strang ziehen. Eine gute Zusammenarbeit im Team ist unverzichtbar.

Die IT-Dienstleister zum Beispiel sind bei der Überprüfung des neuen Systems hinsichtlich der Realisierbarkeit unserer Anforderungen beteiligt und versuchen, die bestmöglichen Ansätze   zu finden.

Aktuell befinden wir uns im Endspurt unseres Projektes IGKG: Das heißt testen, testen, testen – bis jeder mögliche Fehler beseitigt ist.

Wir freuen uns schon auf die Einführung der neuen Prozesse und das Go-Live des Programms!

Viele Grüße
Kathrin Lampe und Ann-Kathrin Biernath


Header-Bild: Fotolia #96430947 | © stockphoto-graf

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Ein starkes Stück moderner Kommunikation

Als Verantwortliche für interne Kommunikation in unserem Marketing Team Gase Europa – und somit auch für den Newsletter als Kommunikationskanal  – berichte ich Ihnen heute, wie unser Marketing-Team dazu kam, einen digitalen Newsletter an unsere internen Interessenten zu verschicken.

Wir Kolleginnen vom Marketing beschäftigen uns heute – wie andere Bereiche gleichermaßen – sehr intensiv auf allen Ebenen mit neuen Ansätzen zum Thema Online und da gehört natürlich auch ein digitaler Newsletter dazu.

Bislang gab es keinen kontinuierlichen internen Kommunikations-kanal, der u.a. Vertrieb und Branchenmanagement über unser Tun auf dem Laufenden hält. Deshalb wurde der interne Newsletter ins Leben gerufen.

Neben dem Newsletter informieren wir zwischendurch auch mittels Intranet-Berichten und neuerdings auch über E-Mail-Verteiler, da unser Newsletter bisher quartalsweise erscheint, manche Informationen aber auch schneller verfügbar sein müssen.
Inhaltlich berichten wir so z. B. über unsere geplanten Aktionen, Messen, Kampagnen und neuen Broschüren.

Die Entscheidung zum Newsletter fiel um den Jahreswechsel 2016/2017. Der erste interne Newsletter sollte noch im ersten Quartal 2017 erscheinen, daher galt es, dafür zunächst einen passenden Anbieter zu finden. Nach kurzer Recherche fiel unsere Entscheidung zugunsten der Online-Plattform CleverReach, was bedeutete, dass ich mich nun zunächst in die Funktionsweise dieses Portals einarbeiten musste.

Nach der Anmeldung habe ich mich für ein Service-Paket entscheiden müssen. Dabei fand ich heraus, dass Newsletter, die monatlich max. 250 Adressaten ansprechen, kostenlos sind. Zum Austesten ist das natürlich eine ideale Voraussetzung.

Nun ließ ich von unserem damaligen Praktikanten Felix einen Adressverteiler zusammenstellen, während ich mich mit der Erstellung eines Basis-Templates (Aussehen und Hintergrund des späteren Newsletters) beschäftigte. Ich musste mich zuerst für eine der vielen Designvorlagen entscheiden. Da ich nicht von unseren News-Botschaften ablenken wollte, habe ich mich für ein schlichtes Design mit schwarzer Schrift auf weißem Grund sowie einem dunkelblauen Hintergrund entschieden.

Der Newsletter sollte einen sprechenden Namen haben. Der Titel „Q1 Der Marketing Newsletter“ sagt deutlich aus, worum es geht und hebt sich dadurch hoffentlich von anderen Newslettern ab, die Ihnen täglich ins E-Mail-Postfach flattern. Q1 oder Q2 stehen dabei für das Quartal, über das der Newsletter jeweils berichtet.

Screenshot unseres Newsletters
Screenshot unseres Newsletters


Da ich gleichzeitig auch die Infos meiner Marketing-Kolleginnen zu kurzen informativen Beiträgen verarbeitete und dazu passendes Bildmaterial suchte, unterstützte mich Felix im Finale der Template-Erstellung noch einmal kräftig.

Ein typischer Inhalt aus dem letzten Newsletter war z. B. ein Bericht zur „Innovision on Tour“ in Münster und die weiteren geplanten Touren in Deutschland, die über aktuelle Kälte- und Klima-Entwicklungen informieren. Außerdem wurde über ein Fotoshooting mit Flaschen berichtet,  zu dem Sie vor ein paar Wochen einen Blogbeitrag lesen konnten, oder welche neuen Broschüren und Mailings ab sofort europaweit verfügbar sind.

Während der Umsetzung der Inhalte in CleverReach, habe ich festgestellt, dass es eine recht intuitive Funktionalität hat. So kann man z. B. einfach „Text mit Bild“-Blöcke in das Template hineinziehen. Wenn ein Block bereits fertig gelayoutet ist, kann er aber auch einfach dupliziert werden.
Verlinkungen setzen und Textmarkierungen, die an eine bestimmte Stelle springen, sind einfach gesetzt. Ein paar einfache Regeln aus HTML reichen dabei aus – die Infos dazu googelte ich mir.

Wird z.B. eine Verlinkung auf eine E-Mail gesetzt, muss im Link mailto:d.fritze@westfalen.com eingesetzt werden. Beim Klicken poppt eine neue E-Mail z. B. in Outlook auf und die E-Mail – in diesem Fall an mich – kann direkt geschrieben und abgeschickt  werden.

Natürlich ist unser Newsletter mit reichlich Verlinkungen gespickt, damit Sie als Leser direkt auf die interessanten Landingpages, Messe-Webseiten, digitalen Broschüren oder Videos geleitet werden.

Der Newsletter, wenn er denn nicht intern wäre, kann auch über Twitter, Facebook, Instagram und Xing direkt in CleverReach weiter gepostet werden.

Eine detaillierte Auswertung nach dem Newsletter-Versand ist ebenfalls möglich.
So kann z.B. ausgewertet werden, wie viele Klicks es auf welchen Inhalt gab.

Hier ein kurzer Überblick zu ein paar Zahlen aus unseren letzten beiden Newslettern:

Screenshot der Auswertung von Newsletter Q1
Screenshot der Auswertung von Newsletter Q1


Q1
170 Empfänger
52,5% Öffnungen
32,5% Klicks insgesamt
92,5% Desktopöffnung vs. 7,5% Mobilöffnung

Screenshot der Auswertung von Newsletter Q2
Screenshot der Auswertung von Newsletter Q2



Q2

187 Empfänger
52,2 % Öffnungen
26,8 % Klicks insgesamt
89 % Desktopöffnung vs. 11 % Mobilöffnung

Übrigens: Um einen Newsletter an externe Kunden verschicken zu dürfen, müssen wir sogenannte Double-Opt-In-Adressen über einen längeren Zeitraum sammeln. Denn erst, wenn der Kunde oder Interessent dem Newsletter doppelt zustimmt, dürfen wir ihn anschreiben.
Daher beschränken wir uns mit dem Newsletter Marketing zunächst auf unsere internen „Kunden“.

Newsletter sind doch tatsächlich ein starkes Stück moderner Kommunikation, an der Sie nicht vorbei kommen werden: kurz und knackige Neuigkeiten aus der Gase-Welt, die überall online abrufbar sind.
Lesen Sie zukünftig auch mit und bleiben Sie informiert!

Herzliche Grüße,

Daniela Fritze

Haben Sie unseren internen Newsletter nicht bekommen, hätten ihn aber gerne? Dann melden Sie sich doch bei mir. Ich setze Sie gerne auf den Verteiler.


Header-Bild:  #135403569 | © sdecoret – Fotolia.com

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Innovision on Tour: eine Veranstaltungsreihe entsteht.

Liebe Leser und Leserinnen,

mein Name ist Lisa Fittkow, im Juni 2017 habe ich meine Ausbildung abgeschlossen. Ich arbeite bei der Westfalen Gruppe im Marketing des Bereichs Gase.  Berichten möchte ich heute von einer meiner spannendsten Aufgaben der letzten Zeit: Die Organisation und die Betreuung der Roadshow  „Innovision on Tour“.

Was muss bei der Organisation einer Veranstaltung beachtet werden?

Auch ich habe mir diese Frage gestellt. Die Antwort ist einfach und komplex zugleich: Ganz viel Selbstverständliches natürlich, aber auch sehr viele Dinge, an die man gar nicht direkt denkt!
Von der Terminplanung bis hin zur Veranstaltungsdurchführung müssen sehr viele Punkte auf der Checkliste abgehakt werden.  :-)

Termine und Veranstaltungsorte

Als erstes mussten fünf Termine und Veranstaltungsorte für die Roadshow her. Leichter gesagt als getan. Zusammen mit den Kollegen und Kolleginnen aus dem Branchenmanagement sowie unseren Kundenberatern und Kundenberaterinnen wurden zuerst einmal Wunschtermine und -orte festgelegt. Hierbei mussten viele Faktoren berücksichtigt werden – unter anderem Ferienbeginn und Parallelveranstaltungen in den Orten. Darüber hinaus musste der Ablauf der Roadshow festgelegt werden, damit wir unsere Besucher und Besucherinnen rechtzeitig einladen und informieren konnten.

Die Gästeliste

Und wer soll überhaupt eingeladen werden?
Um die Anfahrtswege unserer Teilnehmer und Teilnehmerinnen so kurz wie möglich zu halten, haben wir uns auf einen Radius von 150km um die Veranstaltungsorte festgelegt. Insgesamt haben wir  für die erste Roadshow 1560 Einladungen verschickt und auch unser Vertrieb hat stetig die Werbetrommel gerührt.

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Dann die Details

Als erstes haben wir Checklisten für die Veranstaltungen erstellt, die ich mit meinen jeweiligen Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen an den Veranstaltungsorten durchgesprochen habe. Wie groß ist der zur Verfügung stehende Raum? Wie viele Stühle und Stehtische können aufgestellt werden? Welche (technische) Ausstattung ist vorhanden? Welches Unternehmen vor Ort kann das Catering übernehmen? Welche Parkmöglichkeiten gibt es? Und noch vieles mehr…!

Die erste Roadshow: Münster

Für die erste Roadshow in Münster konnten wir das Westfalen Forum mit seiner tollen Ausstattung nutzen. Schnell war uns klar, dass wir – auf Grund der vielen Zusagen – zusätzlich zu unseren Flächen den Parkplatz der Halle Münsterland benötigten würden. Ganz klar war, wer das Catering übernimmt: natürlich unser bewährter Partner Apetito! Unsere Haustechnik sagte Unterstützung  bei allen technischen Fragen zu. 

Weiter ging es: Wie soll das Forum  für diese Veranstaltung aussehen? Wohin mit der Gaderobe? Wo und wie sollen die Stühle stehen? Wie viele Stühle brauchen wir überhaupt? Wo soll das Catering aufgebaut werden?

Wir planten und skizzierten:
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Viele, viele Kleinigkeiten 

Blumen wurden bestellt, ein eigens gestaltetes Roll-Up mit allen notwendigen Informationen im Eingangsbereich aufgestellt, Gästelisten und Namensschilder wurden angefertigt, … Die Liste ist hier natürlich nicht zu Ende, würde aber den Blog-Beitrag sprengen. :-)

Der Tag der Veranstaltung

Jetzt durfte nichts schiefgehen! Jeder musste zur richtigen Zeit am richtigen Platz sein, alles musste aufgebaut sein. Ein letztes Briefing, ein letzter Technik-Check und dann ging es auch schon los.

Um 15:00 Uhr konnten wir pünktlich mit den Fachvorträgen starten.

Damit unsere Redner die zur Verfügung stehende Zeit im Blick behalten konnten, habe ich mit gelben und roten Karten einen Hinweis gegeben. Gelb bedeutete: noch 5 Minuten und rot bedeutete, dass die Zeit abgelaufen ist.

Last but not least: Die blauen Damen

Unsere „blauen Damen“ durften natürlich nicht fehlen, stehen sie doch jede für ein Kältemittel der neuen Generation. Sie haben unsere Gäste begrüßt, standen ihnen – falls notwendig – mit Auskünften zur Seite und befragten sie zum Ende der Veranstaltung, ob noch Punkte offen geblieben waren, welche Informationen sie besonders wichtig fanden und ob unsere Roadshow einen Gewinn für sie bedeuete. Mit der Resonanz konnten wir mehr als zufrieden sein. 😀

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Mein Abschlussprojekt

In meinem Abschlussprojekt für meine Ausbildung habe ich mich – auf Grundlage der Roadshow – mit der Erfolgsmessung und Vergleichbarkeit von Kundenevents beschäftigt. Mit Hilfe von Key Performance Indicators – Schlüsselkennzahlen, die Leistungen wiederspiegeln – konnte ich Vergleichswerte bestimmen, die als Grundlage für die nächsten vier Roadshows verwendet werden.

Es macht mir Spaß!

Das Schönste an der Organisation einer Veranstaltung ist für mich, die Durchführung und das Zusammenspiel von allen „Komponenten“ live zu erleben.

Der reibungslose Ablauf der Roadshow in Münster hat mich begeistert und ich freue mich auf die nächsten Roadshows im Herbst. :-)

Viele Grüße

Lisa Fittkow