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Rent-a-Dienstwagen

Hallo liebe Leser/innen,

zurzeit mache ich ein Praktikum bei der Westfalen Gruppe. Meine erste Arbeitswoche war noch nicht einmal ganz rum und schon durfte ich mit zu einem Termin bei einer Agentur in Köln. Zu dritt machten wir uns in einem Pool-Fahrzeug der Westfalen Gruppe auf den Weg. Da ein Kollege noch einen Anschlusstermin hatte, sind wir dann zu zweit mit dem Zug zurück nach Münster gefahren. Die Tickets für eine Fahrt von Köln nach Münster – keine 150 km – kosteten 27 € pro Person (Sparpreis mit Zugbindung!). Verspätung war natürlich inklusive.

Die Idee der Pool-Fahrzeuge erschien mir auf einmal nicht nur total praktisch, sondern auch aus Kostengründen sinnvoll. Aber, stimmt das auch? Wie viele Autos stehen im Pool überhaupt zur Verfügung? Und wie funktioniert das genau? 

poolfahrzeug
Insgesamt stehen derzeit fünf Fahrzeuge zur Verfügung. Alle sind Mercedes Benz C-Klasse Limousinen mit 6-Gang-Schaltgetriebe und haben die gleiche Ausstattung (u. a. Navigationsgerät und Bluetooth-Freisprecheinrichtung). Jeder Mitarbeiter der Westfalen Gruppe, der einen gültigen Führerschein besitzt, hat die Möglichkeit, sich für Dienstfahrten ein Auto aus dem Fahrzeug-Pool zu leihen.

Und wie lange darf man es nutzen? So lange, wie man es benötigt – von einer Stunde bis zu mehreren Tagen.

Wie läuft das denn so mit den Autos aus dem Fahrzeug-Pool?

Also, erst einmal muss geprüft werden, ob zu dem jeweiligen Zeitpunkt noch Autos zur Verfügung stehen. Da fragt man am besten die netten Damen am Empfang, die kurz in ihrem Administrations-Programm nachgucken. Sie verwalten auch die Schlüssel, die Fahrtenbücher und Tankkarten.
administration
Falls zum gewünschten Zeitpunkt ein Auto frei ist, sollte man bei Erstnutzung 15 Minuten vor Abfahrt zum Empfang gehen, um eine Einweisung zu erhalten. Hier geht es vor allem um Sicherheitshinweise, Betriebsanweisungen und andere wichtige Zusatzinformationen. Auch die Führerscheindaten, wie Ausstellungsdatum und Nummer, werden aufgenommen. Der Führerschein muss allerdings jedes Mal vorgezeigt werden, um sicherzugehen, dass aktuell ein gültiger vorliegt. Sobald alle Zettel gelesen und unterschrieben sind, kann’s losgehen. Auf einem kleinen Post-it, der auf dem Autoschlüssel klebt, steht genau, wo auf dem Mitarbeiter-Parkplatz das Auto gerade steht.

unterlagen

Wie ist die Auslastung der Fahrzeuge?

Klare Antwort: über 100 %. Alle Autos sind so gut wie immer verliehen. Viele Mitarbeiter, die des Öfteren Auswärtstermine haben, reservieren mindestens ein bis zwei Wochen im Voraus. In Extremfällen sogar schon mal einen Monat. Von einigen werden die Autos wöchentlich genutzt. Insbesondere die Flexibilität ist Grund für die Nutzung. Bis vor einem Jahr gab es nur die Möglichkeit, Fahrzeuge von einer Autovermietung zu leihen oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu fahren. Die Option, sich jederzeit ein Auto vom Parkplatz nehmen zu können, um flexibel und mobil zu sein, wird gerne angenommen. Demnächst sollen die derzeitigen Fahrzeuge gegen mehrere neue Mercedes-Benz C-Klasse Kombis ausgetauscht werden. Diese haben dann alle ein fest verbautes Navigationsgerät.  

Um Engpässe zu überbrücken, besteht immer noch die Möglichkeit, sich bei einer Autovermietung (Sixt oder Enterprise) einen Mietwagen zu nehmen. Dies wird auch über die Mitarbeiterinnen des Empfangs abgewickelt. Auch bei dem Transport von größeren Gegenständen empfiehlt sich ein anderes Fahrzeug, da in die C-Klasse nur bedingt viel Stauraum bietet. Die Pool-Fahrzeuge sollen allerdings vorrangig zum Einsatz kommen, da es nicht nur für die Mitarbeiter komfortabler sondern auch für die Westfalen Gruppe wirtschaftlicher ist.

innen

Eine kurz zusammengefasste To Do-Liste für erfolgreiches Ausleihen:

  • sich frühzeitig beim Empfang erkundigen, ob es zum gewünschten Zeitpunkt noch Fahrzeuge gibt
  • Einweisung, Führerscheinkontrolle und los geht’s 
  • bei Abgabe den aktuellen km-Stand in das Fahrtenbuch eintragen
  • das Auto nach der Nutzung wieder volltanken
  • bei Bedarf Auto waschen, aussaugen und Müll rausnehmen
  • Tankbeleg aufheben und mit dem Schlüssel und dem Fahrtenbuch wieder abgeben
  • Kostenstelle bereithalten 
  • Beschädigung oder ähnliches dem Fuhrparkmanagement melden

Also, als Fazit wird festgehalten: tolle Sache!

Es ist für die Mitarbeiter unheimlich praktisch, rechnet sich für das Unternehmen und bietet neben Mobilität auch große Flexibilität. 

Bis Weihnachten läuft mein Praktikum noch und ich freue mich auf die kommenden Wochen bei der Westfalen Gruppe.

Liebe Grüße,
 
Rebecca Ost
Praktikantin