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Nach der Messe ist vor der Messe!

Ich heiße Kathrin Lampe und bin im Bereich Produktmanagement Spezialgase unter anderem für die Vorbereitung und Standbetreuung der Messen in unserem Bereich zuständig.

In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einen Eindruck davon geben, was sich vor einer Messe abspielt und woran alles gedacht werden muss.  Gerade erst liegt die Anuga Food Tec Messe hinter uns und schon geht es weiter mit der Vorbereitung der ACHEMA, die vom 15. – 19. Juni in Frankfurt am Main stattfindet – immer getreu dem Motto: Nach der Messe ist vor der Messe!

Übrigens: Die ACHEMA ist die Internationale Leitmesse der Prozessindustrie und Weltforum der chemischen Technik.  Natürlich fangen wir nicht erst jetzt mit der Vorbereitung an, die Messe-Planung beginnt immer schon lange im Voraus. Im Team mit der Unternehmenskommunikation, dem Marketing und den Spezialgase-Koordinatoren wird der Stand kreiert, das Messe-Motto entwickelt, die Einladungskarte entworfen, das Mailing gestartet und vieles mehr.

Start der Messe-Planung schon 1 Jahr im Voraus? Wieso das denn?

Messezeit ist die goldene Zeit für jede Messe-Stadt. Die Stadt boomt vor Besuchern aus aller Welt und dementsprechend sind auch die Hotelzimmer schnell ausgebucht. Daher kümmere ich mich schon mindestens ein Jahr im Voraus zu allererst um die Reservierung der Hotelzimmer für unser Standpersonal. Zudem wird das Standpersonal, bestehend aus unseren Spezialgase-Kundenberatern und dem jeweiligen Koordinator des Produktmanagement Spezialgase, festgelegt.

Eine Messe ohne ein Messe-Training? Nicht bei uns!

Schließlich wollen wir uns auf der Messe als Team von unserer besten Seite präsentieren – dafür müssen wir sowohl fachlich als auch in puncto Kundengespräche immer up to date sein. Also ran an die Organisation des 2-tägigen Trainings, welches von einer externen Trainerin geleitet wird, die uns mit zahlreichen Tipps optimal auf die Messe vorbereitet. 

Aber das ist längst noch nicht alles – wir wollen den Messebesuchern ja auch etwas zum Anschauen und/oder zum Anfassen bieten: 

Flüssiger Stickstoff, Trockeneis, Ballongas? Was hat das auf einer Messe zu suchen? 

Die Kollegen im Werk werden beauftragt, einige unserer schönsten Gasflaschen, Dewars und Behälter  herzurichten, Trockeneis muss bestellt werden, flüssiger Stickstoff und entsprechende Behälter werden für Vorführungen benötigt, Ballongas für unsere Westfalen-Luftballons, etc.
magnetschwebebahn
Da wir eine experimentierfreudige Truppe sind, präsentieren wir auf unseren Messen die sog. „Schwebebahn“: Durch das Befüllen eines besonders legierten Tiegels mit tiefkaltem flüssigen Stickstoff (- 196 Grad Celsius) schwebt dieser Tiegel über der Magnet-Bahn wie durch Zauberhand. Er widersteht Manipulationsversuchen von außen und bleibt sich im Kreis bewegend  in der Spur. Unsere Messe-Besucher sind hiervon stets fasziniert.

Erlenmeyerkolben

Auch das Blubbern in den Erlenmeyerkolben durch das Trockeneis lässt die Besucher an unserem Stand verweilen und oft entstehen daraus interessante Gespräche.

Und dann wären da noch einige Kleinigkeiten:

Bestellung von Prospektmaterial und von Werbematerialien für unsere Messebesucher; nicht zu vergessen die Organisation des Caterings für das leibliche Wohl der Besucher und Standbetreuer, die EDV Ausstattung zum Mailen der Messeberichte in die Hauptverwaltung und viele weitere einzelne Aspekte gehören dazu, damit die Messe ein Erfolg wird.

In unserem Büro stapeln sich dementsprechend vor und nach jeder Messe Kisten, Koffer und Kartons mit allen möglichen Utensilien. 😀

Und wenn ich dann am Vorabend der Messe endlich in Frankfurt, Düsseldorf oder München angekommen bin und sehe, dass alles pünktlich eingetroffen ist, fällt mir ein Stein vom Herzen.

Aber halt, bevor ich es vergesse! Ich muss noch einen Blumenstrauß besorgen! Wofür? Für ein weiteres unserer anschaulichen Experimente mit Flüssig-Stickstoff. Immer wieder sind die Besucher fasziniert, wenn vor ihren Augen eine in flüssigen Stickstoff getauchte Rose in Tausend Stücke zerbricht. Auch die Standbetreuung und ich selbst sind immer wieder zu beeindrucken, schließlich ist diese erst meine 4. Messe bei  Westfalen, aber ganz bestimmt nicht die letzte!

So gut gewappnet kann die Messe jetzt beginnen: Unser Team am Stand ist bestens vorbereitet und für alle Kundenfragen offen. Das Produktmanagement Spezialgase Team freut sich auf viele interessante Kontakte auf der ACHEMA 2015.

Danach einmal kurz durchatmen – und dann geht es mit Volldampf in die Vorbereitung der Medica Messe im November in Düsseldorf. – Denn wie gesagt: Nach der Messe ist vor der Messe!

Viele Grüße
Kathrin Lampe
Kind macht Hausaufgaben

Wie mein Erste-Klasse-Füller.

Über unseren Test des „Digipen“ – ein Stift zur digitalen Datenerfassung.


Mein erster Füller war ein Lamy. Mit roter Kappe und Sichtfenster für ein Namensschild. Damit habe ich ab der ersten Klasse gelernt, Buchstaben zu schreiben. Jahre später in der Oberstufe griff ich lieber zum Kuli: Lesen konnte man von dem Geschriebenen nur noch die Hälfte – aber immerhin ging es schön schnell. Irgendwann folgte dann die Tastatur. Bis jetzt. Seit einigen Wochen teile ich meinen Schreibtisch (auch) mit dem Digipen: Ein Stift, der meine Handschrift erkennt und in digitale Daten umwandelt. Er liegt in der Hand wie mein Erste-Klasse-Füller, schreibt so schnell wie mein Oberstufen-Kuli und verfügt über eine USB-Computerschnittstelle wie meine Tastatur. Damit ist er wie ein kleiner Weltenverbinder von der analogen zur digitalen Welt; die eierlegende Wollmilchsau in der Stifte-Box. Und ein Beispiel für die Erkundung digitaler Möglichkeiten bei der Westfalen Gruppe.

Die Situation: Doppelte Datenerfassung.

Aber fangen wir vorne an: Mein Name ist Denise Schmalstieg und ich arbeite im Marketing des Bereichs Energieversorgung. Und das noch gar nicht so lange: Ich gehöre erst seit Oktober zum Team, fühle mich aber mittlerweile schon sehr wohl zwischen Flüssiggas, Solarthermie, Strom und Co. Beschäftigt habe ich mich zum Start vor allem mit unseren Messeauftritten: Am Messestand führen unsere Berater und Experten Dutzende Gespräche mit Besuchern. Dabei notieren sie sorgfältig Adressdaten, Themen und Absprachen. So entsteht ein dicker Stapel an Kontaktbögen, der nach der Messe von Hand in unsere Datenbank eingegeben wird. Puh – ganz schön viel Arbeit. Wir haben uns gefragt: Kann man das nicht einfacher gestaltet? Ja, man kann. Zum Beispiel mit einem digitalen Stift wie dem Digipen – den haben wir bei unseren beiden letzten großen Messen getestet. Das Ziel: einmalige statt doppelte Datenerfassung.

Unser Messestand bei den AgrarUnternehmertagen 2015 - hier haben wir den Digipen zum ersten Mal getestet.
Unser Messestand bei den AgrarUnternehmertagen 2015 – hier haben wir den Digipen zum ersten Mal getestet.


Die Lösung: Ein „filmender“ Stift.

Die Lösung sieht so aus: Das Blatt Papier, das wir beschreiben, wird mit einem Hintergrundmuster bedruckt. Mit bloßem Auge kann man es kaum erkennen – doch für unseren besonderen Stift ist es DAS Orientierungssystem. Er enthält nämlich neben der Kugelschreibermine eine Infrarot-Kamera und speichert sämtliche Bewegungen auf dem Papier. Via Smartphone (per Bluetooth) oder Computer (per USB) schickt der Stift seine Daten an einen zentralen Server. Öffne ich das zugehörige Web Portal an meinem Arbeitsplatz, kann ich alle erfassten Kontaktbögen einsehen – schon während die Messe noch läuft. Die Software wandelt die Handschrift automatisch in Computer-Text um. Und das mit überraschend hoher Erkennungsrate. Im Web Portal sehe ich beides: Handschrift und Computer-Test. So kann ich schnell prüfen, ob alles korrekt ist, und Fehler korrigieren. Klicke ich auf „Fertig“ erhalte ich per E-Mail ein PDF (sieht aus wie ein eingescannter Kontaktbogen) und eine Excel-Datei mit allen Daten. So ist es zumindest in unserem Testlauf. Theoretisch könnten auch alle Daten direkt in eine Datenbank „wandern“. 

Der „filmende Stift“ sieht aus wie ein Füller mit Kugelschreibermine – und liegt auch so in der Hand.
Der „filmende Stift“ sieht aus wie ein Füller mit Kugelschreibermine – und liegt auch so in der Hand.

Der Test: wird fortgesetzt.

Natürlich funktioniert das Prinzip des Stifts nicht nur für Messekontakte. Auch andere Anwendungen sind denkbar und werden in der Praxis bei anderen Unternehmen auch schon umgesetzt: Auftragserfassung, Wartung, Qualitätskontrolle… Neben dem Stift gibt es auch Tablet-Varianten. Beides bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile. Wie unser Test auf den Messen gelaufen ist? So, wie es sich für einen echten Testlauf gehört: Im Großen und Ganzen gut – im Detail noch nicht perfekt. Wir testen weiter. Was ich gelernt habe? Vor allem, dass mein neuer Arbeitgeber Westfalen ganz unbürokratisch Raum für Neues lässt – und dass die Kollegen Experimenten wie diesem mit großer Offenheit begegnen. Mal sehen, wie es bei uns auf der Reise in die Welt der Digitalisierung weitergeht. Ich bin gespannt!

Erfahren habe ich von dem besonderen Stift übrigens über einen Kollegen aus der Materialwirtschaft – und der wiederum von einem Kunden, der das System selbst nutzt. Vielen Dank fürs Weitererzählen! :-)

Ihre
Denise Schmalstieg

P.S.: Liebe Kollegen unter den Lesern: Wenn Sie den Stift auch gerne testen möchten: Ein Exemplar steht bei mir am Schreibtisch. Kommen Sie gern vorbei! :-)

P.P.S: Das Bild oben im Header ist ein Stockfoto von Fotolia (© Kzenon – Fotolia.com). Das Mädchen darauf bin natürlich nicht ich – aber mein Füller sah genauso aus.