Alle Beiträge von Team Projektmanagement

Dr. Markus Gäth arbeit seit 2014 bei der Westfalen AG. Zuvor war er in verschiedenen Beratungsunternehmen für Kundenprojekte im In- und Ausland verantwortlich. Matthias Dieke ist seit 2016 bei der Westfalen AG. Er hat bei einem Sportwagenhersteller knapp 10 Jahre lang Prozessoptimierungs- und IT-Projekte begleitet. Die jüngste im Team ist Janine Lukas. Im Sommer 2018 wird sie ihr einjähriges Traineeprogramm beenden. Zuvor hat sie ein duales Bachelor-Studium mit Schwerpunkt BWL absolviert - ihr Ausbildungsbetrieb war die Westfalen AG.

Lean Challenge: And the winner is …

Ein unglaubliches Gefühl! Wir haben bei der Lean Challenge 2018 in Heidelberg gewonnen.

Ok, fangen wir von vorn an. Im Frühjahr 2017 fiel bei Westfalen die Entscheidung,  das Thema KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) einzuführen. Und wie das so ist: Wir haben dem Thema auch einen Namen gegeben. KVP + Westfalen= Jump!

Wir wollen die kleinen und großen Hürden, die uns täglich begegnen gemeinsam nehmen und überspringen.

Der Start

Nach einer erfolgreichen Pilotphase in unserem Werk Nohfelden war der erste Beweis erbracht. KVP bringt dem Unternehmen tatsächlich etwas. Die Skepsis, die bei den Mitarbeitern und Führungskräften vorhanden war, konnte gemeinsam in einen ersten kleinen Erfolg umgewandelt werden. Jetzt hieß es, das Thema Jump! ins Rollen zu bringen. Mit Hilfe unserer externen KVP-Experten von Conor Troy wurden in der ersten Welle zwölf Moderatoren und fünf Methodenspezialisten ausgebildet. Die Kolleginnen und Kollegen unterstützen seitdem die Mitarbeiter/innen der Westfalen Gruppe dabei, Verbesserungspotentiale zu finden und diese umzusetzen.

Die Einladung

Unser Berater, Matthias Fahr ( Conor Troy), hat uns Anfang 2018 auf die „Lean Challenge 2018“ von Conor Troy aufmerksam gemacht.

Was ist die Lean Challenge? Die Lean Challenge ist eine zweitägige Veranstaltung, die dabei hilft, in den Austausch mit anderen Unternehmen zu kommen. Aber das ist nicht alles. Es gibt spannende Vorträge und es gibt die Lean Challenge. In 3,5 Stunden treten ca. 20 Teams aus verschiedenen Unternehmen in fünf Lean-Spielen gegeneinander an.

Die Lean Challenge ist inspiriert von Olympia und dem Gedanken, Unternehmen zu verbinden.

Wir haben zwei Teams mit je drei Jump!-Experten gestellt. Angetreten für Westfalen sind Juliane Pinke, Christopher Morich und Marius Lohoff (Team 1) sowie Janine Lukas, Robert Krawiec und Nico Tawidde (Team 2).

Westfalen ist das Thema KVP wichtig. Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuführen, bedarf es des Rückhaltes des Managements. Damit unsere Teams diesen Rückhalt auch spüren, hat neben dem Projektleiter Matthias Dieke auch Torsten Jagdt als Vorstand Finanzen an der Veranstaltung teilgenommen, um die beiden Teams zu unterstützen.

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Wir stehen noch ganz am Anfang

Während der „Ice Breaker Session“ am Abend vor der Challenge durften wir bereits die ersten Teilnehmer der anderen Unternehmen kennenlernen und haben schnell festgestellt: „Oooohhh Mannnn … Die machen seit Jahren KVP. Wie sollen wir denn da bei den Spielen abschneiden?“

Die spannenden Vorträge am Vormittag des ersten Tages haben uns gezeigt: „Wir stehen noch ganz am Anfang“. Aber hey, jeder hat mal angefangen. Wir konnten viele Ideen sammeln, welche wir nach der Veranstaltung für uns adaptieren können.

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Lasst die Challenge beginnen

Es war so weit: Wie es sich für ordentliche Athleten gehört, wurden alle Teilnehmer mit dem Bus zum Olympiastützpunkt in Heidelberg gefahren. Ein Fitness Coach hat die Teilnehmer in Bewegung gebracht und dabei geholfen in Schwung zu kommen. Der Träger der „Lean Challenge Flagge“ ist eingelaufen und wurde unter Beifall willkommen geheißen. Die Teilnehmer waren soweit, die Spannung stieg … und die Challenge wurde eröffnet. Fünf Stationen, jeweils 35 Minuten Zeit, 10 Minuten Pause zum Stationswechsel und viele herausfordernde Aufgaben standen auf der Nachmittagsagenda.

Es wurden:

  • Jenga-Türme (aber nicht die kleinen, nein, 1,50m große Türme mit Holzklötzen von 10x10x30 cm) gebaut, um Instandhaltungsthemen zu vermitteln
  • es wurden Nudelmaschinen genutzt, um den Problemlösungsprozess zur Herstellung der optimalen Nudel zu erproben
  • es wurde eine Produktionsplanung simuliert
  • es wurde eine Mini-Granulat-Produktion optimiert
  • und eine fahrradbetriebene Carrerabahn genutzt, um Transportaufträge zu erfüllen.

20180412_133258488_iOSAusgestattet mit einheitlichen Poloshirts und Turnschuhen (ein Dank an Westfalen) haben unsere „Lean-Athleten“gestrampelt, gelacht, geflucht und Schweiß gelassen.

Nach dem „Abpfiff“ (ok, es war eher ein „Ab-tröten“) ging es mit dem Bus zurück in die Hotels … (hört sich schon sehr Profi-Sportler-mäßig an).


Die ausgepowerten Athleten und die Motivatoren der Teams konnten durch eine anschließenden Stadtführung einen kleinen Eindruck von Heidelberg bekommen. Anschließend wurden alle Teilnehmer von Conor Troy in die Kulturbrauerei Heidelberg eingeladen und konnten sich ausreichend bei deftigem Essen (so gar nicht Lean) für den nächsten Tag stärken.

Kaffeeklatsch oder „World Café“

Auch der zweite und letzte Tag war richtig super. Drei spannende Vorträge haben erneut viel Input gegeben. Um den Austausch zu fördern, gab es vier „World Café“,  d.h. vier Themengebiete wurden mit Unterstützung eines Moderators und jeweils ungefähr 20 Teilnehmern besprochen und ausgearbeitet. Auch wir als „Neulinge“ konnten sehr viel zu einer regen Diskussion beitragen und es hat nochmals viel Input für uns gegeben. Danke dafür.

And the winner is….

Es war soweit … das mit Spannung erwartete Ergebnis der Challenges vom Vortag wurde präsentiert. Zunächst wurden die Plätze 12 bis 4 (es gab teilweise mehrere Teams je Platz) gebührend mit Publikumsapplaus gefeiert. Eines unserer Teams war mit dabei. Doch wo blieb das andere Team? Wahnsinn, wir müssen unter den Top 3 sein.

Wir waren aufgeregt: ein dritter Platz bei der ersten Teilnahme … STOP, wir sind nicht auf drei … und es geht weiter, wir sind nicht auf zwei … jaaaaaaaaaa, wir haben gewonnen! Unglaublich! Janine, Robert und Nico können es kaum glauben. Der Lean Challenge 2018 Sieg geht an Westfalen. Wir bekommen die Goldmedaillen und einen riesigen Wanderpokal. Es regnet goldenes Konfetti und wir sehen acht fröhliche Westfalen Gesichter. Ja, wir alle haben uns gefreut. Einer für alle und alle für Einen.

Glückwunsch!
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Wir haben das Potential und werden es nutzen

Überglücklich stoßen wir noch kurz mit ein paar alkoholfreien Bierchen auf den Sieg an, bevor es wieder auf die Autobahn Richtung Münster geht.

Was heißt das nun für uns? Jeder kann ein Lean-Champion sein. Jeder, auch wenn wir noch nicht so viel Erfahrung haben. Alle Kollegen und Kolleginnen, sowie unserer Führungskräfte sind aufgerufen Jump! zu leben. Denn KVP ist eine Philosophie. Projekte haben ein Ende, KVP ist eine Lebensaufgabe.

In 2019 gilt es, unseren Erfolg zu verteidigen. Wir werden wieder Kollegen nach Heidelberg schicken. Also nutzt 2018, um KVP zu verinnerlichen, Euch und eure Arbeitsumgebung, die Abläufe und Prozesse zu verbessern… denn es macht Spaß!

Viele Grüße 
Euer Team Projektmanagement

Gentlemen, übernehmen Sie!

Beruflich wie im Privaten werden wir regelmäßig gefragt: „Was machst du eigentlich?“
Wir sind die „Stabsstelle Projektmanagement.“ Nun ja, was heißt denn Projektmanagement? Wer bei Wikipedia nachschaut, findet (Stand 03. Februar 2018) folgende Definition:

Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert.

Ja, genau, das machen wir… aber halt… da steht noch mehr…

Abgrenzung: Das ergänzende Gegenstück zum Projektmanagement ist das Prozessmanagement. Damit werden Prozesse standardisiert und strukturiert, die auf ein effizientes Erreichen von Unternehmenszielen ausgerichtet sind, welche nicht in Form von ‚Projekten‘ bearbeitet werden. Das Projektmanagement (als Spezialfall von Prozessen) kann somit auch Gegenstand von Aktivitäten im Prozessmanagement sein.

 Waaaasss? Puuuhh, nochmal lesen…. Ok, das machen wir auch.

Ja, was denn nun? Projektmanagement oder Prozessmanagement?

Sagen wir mal so: Von allem etwas und noch viel mehr. Wir sind Projektmanager, Prozessmanager, Berater, Trainer, Moderatoren, Mentoren, Sparringspartner, Motivatoren, mal „guter Cop“ und auch mal „böser Cop“. Wir bauen viele Powerpoints, kalkulieren in Excel, stellen uns vor Brown-Paperwände oder Flipcharts und werden zusammen mit den Kollegen aus den Fachbereichen kreativ.

Wer sind wir eigentlich?

Fangen wir noch mal an. Wir sind zwei (bis vor kurzem drei) Jungs, die Spaß haben, die Westfalen Welt mitzugestalten und zu verbessern. Und weil der Artikel nicht nur für einen von uns steht, wird der Blogbeitrag in der „Wir“-Form geschrieben. Wir sind ja schließlich ein kleines Dream-Team.  😉

Gegründet wurde die „Stabstelle Projektmanagement und Unternehmensorganisation“ vor knapp vier Jahren von Henning. Henning hat vorher sieben Jahre in einem großen Beratungshaus den klassischen Beraterwerdegang durchlebt. Vom Junior Berater zum Teamleiter. (Er ist übrigens der, der nicht mehr dabei ist. Er hat jetzt einen neuen coolen Job bei Westfalen. Aber für uns gehört er trotzdem noch dazu – hat ja schließlich alles aufgebaut.)
Dann gibt es noch Markus. Auch er war einige Jahr in verschiedenen Beratungsunternehmen tätig und hat nebenbei promoviert. Vor knapp zwei Jahren ist dann noch Matthias ins Team gekommen. Er kommt aus der Automobilindustrie und hat da knapp zehn Jahre etwas mit Projekten und Prozessen gemacht. Ach ja, in der Beratung war er auch mal zwischendrin. Wir haben also ein paar Jahre Projekterfahrung auf dem Buckel.

Und seit ein paar Monaten gibt es noch Janine, unsere Trainee. Wir nehmen sie seit Beendigung ihres BA-Studiums, Schwerpunkt BWL, unter unsere Fittiche, um eine gute Projektleiterin aus ihr zu machen. 

Und was machen wir so den lieben langen Tag? Das Schöne an unserem Job ist: Kein Tag ist wie der andere.

Jeder darf es wissen

Wir stellen sicher, dass Projektmanagement-Standards bei  Westfalen etabliert und weiterentwickelt werden.

Wenn man sich die Westfalen Gruppe anschaut, befinden wir uns in einer super spannenden Zeit. In den letzten vier Jahren hat sich viel getan. Neue Gebäude und Bürowelten. Neue Programme zur Absicherung der Vollversorgung unserer Kunden im Sinne von „One Face to the customer“.

Und was haben wir damit zu tun? Ja, mindestens einer von uns ist bei solchen Themen direkt oder indirekt involviert.

Unseren Arbeitsauftrag bekommen wir meistens vom Vorstand oder der Geschäftsleitungsebene… dann heißt es: „Gentlemen, übernehmen Sie!“

Das Einführen eines CRM-Systems über alle Geschäftsbereiche in möglichst kurzer Zeit. Mal einen Leuchtturm setzen. Oder aber das Thema Onlinehandel auf- und ausbauen. Auch hier wieder: „Gentlemen, übernehmen Sie!“

Ganz wichtig: Die genannten Beispiele „wuppen“ wir nicht etwa alleine. Solche Projekte werden von den Experten der Fachbereiche – einem Projektteam –  maßgeblich ausgeführt. Irgendjemand muss aber den Überblick behalten, da sind wir dann als Projektleiter tätig. Oder einfach mal die „alte Welt“ hinterfragen (hier kommt der Berater in uns durch), ja, auch das machen wir gern… 😉

Diese Projekte sind natürlich sehr aufmerksamkeitsstark innerhalb der Westfalen Gruppe. Deshalb werden wir gern mal in eine Schublade gesteckt. „Ach, ihr macht One Face“ oder „ihr seid doch für Salesforce verantwortlich.“ Bis zu einem gewissen Punkt stimmt das auch. Aber jedes dieser Projekte ist irgendwann abgeschlossen und dann übernehmen die Fachbereiche bzw. die IT die Verantwortung für die Prozesse und den Betrieb.

Nur für den kleinen Kreis

Dann gibt es bei uns noch Projekte, die kennen nur ganz wenige Kollegen. Das sind Projekte, dafür wird kein Intranet- oder Blog-Beitrag geschrieben. Da heißt es einfach „Gentlemen, übernehmen Sie! Bitte vertraulich“. Meist sind dies strategische oder organisatorische Themen. Wir helfen dabei, Standorte zu bewerten. Moderne Produktionsstrukturen zu planen und vieles mehr. Da sind wir zur Verschwiegenheit angehalten. Die Projekte sind genauso spannend, es wird aber nicht viel darüber berichtet.

Mehr als nur Projekte

Neben Projekten machen wir noch viele andere coole Sachen. Wir moderieren Workshops mit Teilnehmern vom Vorstand, über die Geschäftsleitung bis hin zu den Fachbereichen. Wir werden von vielen Seiten bezüglich Prozessanalysen angefragt, ohne dass wir gleich ein Projekt aufsetzen. Wir stehen mit Rat und Tat zu Seite und sind methodisch und inhaltlich gerne Sparringspartner.

Wir entwickeln auch spannende Lean-Simulationen, die wir dann unter dem Motto „Let’s play, but don’t talk about it“ mit ausgewählten Kollegen spielerisch erproben, bevor sie ausgerollt werden. (Was meinen die Autoren denn jetzt? Bleibt gespannt, liebe Westfalen Leser… kommt alles im Frühjahr… und so lange heißt es PSSSSST). So viel sei verraten, es hat mit unserem KVP-Programm Jump! zu tun. Ja, auch da sind wir ganz vorn dabei und stellen die nächsten Jahre sicher, dass die Philosophie des KVP bei uns in der Westfalen Gruppe etabliert und verinnerlicht wird.

Einfach machen

Was richtig Spaß macht an unserem Job: Wir haben im Rahmen unserer Aufträge viele Freiheiten, das Ziel zu erreichen. Sei es das Erproben von neuen Methoden (Stichwort: Agil oder DesignThinking) oder das Durchführen von Workshops an coolen Locations, wie dem DigtitalHub.  

Es macht einfach Spaß, unser Unternehmen aktiv mitzugestalten, sich selbst und die vorhandenen Prozesse zu hinterfragen.

Wir haben Euch / Ihnen einen kleinen Einblick in unsere Arbeit gegeben. Wenn Ihr mehr wissen möchtet, kommt gerne einmal in unserem Büro vorbei. 

 Wir bedanken uns fürs Lesen und sagen „Bis die Tage.“

Markus, Matthias und Janine

P.S. Wenn das Traineeprogramm für Janine abgeschlossen ist, heißt es dann „Lady or Gentlemen, übernehmen Sie!“


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