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Veranstaltungsmanagement: vom Kaffee bis zum Event

Bei vielen von Euch/Ihnen brauche ich mich wohl nicht mehr vorzustellen – für all jene, die mich noch nicht kennen:

Mein Name ist Tobias Gehre, 29 Jahre alt, gelernter Hotelfachmann und tätig für Apetito Catering hier im Hause der Westfalen Gruppe am Industrieweg in Münster.

01.06.2014: das war der Stichtag, an dem nicht nur auf mich viel Neues zukam. Auch für die Mitarbeiter_innen, Geschäftsleitung und den Vorstand der Westfalen Gruppe brachen neue Zeiten an. 

Hatten bis dahin die Assistent_innen und Mitarbeiter_innen die Verpflegung für Besprechungen selbst vorbereitet – also  Kaffee gekocht,  Gebäck und Geschirr bereit gestellt und die Räume hergerichtet – wurden diese Aufgaben nun in meine Hände und die meiner Kolleg_innen gelegt.  

Wir starteten in einer provisorisch eingerichteten Serviceküche, einem ehemaligen Büro in der 2. Etage. Von hier aus sollten nun also die täglich anfallenden Bewirtungswünsche erfüllt werden. 

Soweit so gut, allerdings mangelte es uns anfänglich doch ab und zu am notwendigen Equipment. Eine Herausforderung, die ich gerne angenommen habe und so  habe ich in Laufe der Zeit einen ausreichend großen Bestand an Tassen, Besteck, Gläsern, etc. zusammen stellen können.

Dann war da noch dieser PC :-) , über diesen sollten alle Bewirtungsanfragen eingehen. Anfänglich lief das doch eher etwas holprig, aber schließlich war es auch für alle Mitarbeiter_innen hier im Haus ein neuer Ablauf, an den sie sich erst einmal gewöhnen mussten. Von Mal zu Mal wurde es besser und die Abläufe somit reibungsloser und effizienter.
Gebäck
Schon in den ersten Tagen war zu spüren, wie sehr unsere Arbeit geschätzt wurde und wieviel „Besprechungsstress“ wir unseren Kolleg_innen damit abnahmen.  Auf den Fluren begnete uns immer wieder ein freundliches „Guten Tag“ und „Vielen Dank“.

Allein bei Besprechungen sollte es aber nicht bleiben. Denn bereits im Dezember 2014 fand zum ersten Mal  eine große interne Veranstaltung bei uns am Industrieweg statt. Das Westfalen Forum (eine eigens für  Events und Veranstaltungen umgebaute ehemalige Maschinenhalle) bot den passenden Rahmen.  In den Jahren zuvor hatte diese Veranstaltung in den großen Hotels in Münster stattgefunden.

Nun mussten wir –  das Team von apetito Catering – zeigen, dass wir diese Feuertaufe bestehen können. 

So ging es also in die Planungen für das Event: es wurden Gespräche geführt mit den unterschiedlichsten Abteilungen, mit Getränkelieferanten, Equipmentlieferanten, Zeltbauern und natürlich mit uns als Catering Team.

Für mich war das eine herausfordernde aber auch sehr interessante Zeit. Mir liegt es sehr am Herzen, dass am Ende einer Veranstaltung alle Gäste, aber auch alle an den Planungen beteiligten Personen zutiefst zufrieden sind.

Durch meine über zehnjährige Erfahrung in der Gastronomie sind mir Veranstaltungen dieser Größenordnung vertraut. Aus solchen Events nimmt man natürlich immer Ideen mit. Aber auch der Alltag kann eine Inspirationsquelle sein, wenn man die Augen öffnet für die schönen Dinge. Solche Eindrücke kann man dann kreativ verwerten und in solche Veranstaltungen einfließen lassen.

Natürlich geht es nicht darum, seinen persönlichen Geschmack umzusetzen, denn jede Veranstaltung ist so einzigartig wie die Gastgeber. Und am Ende gilt immer noch das alte Sprichwort:  „Der Gastgeber ist König“ 😀 .

Aktuell befinden wir uns wieder in den Planungen für eine weitere große Veranstaltung im Westfalen Forum. Ich freue mich jetzt schon darauf, allen Anwesenden zusammen mit meinem Team einen schönen Abend zu bereiten.

Ich hoffe ich konnte Euch/Ihnen einen kleinen Einblick in meine Arbeit hier im Hause der Westfalen Gruppe für Apetito Catering geben.

Bis wir uns das nächste Mal auf dem Flur, im Besprechungsraum oder bei einer der nächsten Veranstaltungen sehen, wünsche ich Euch/Ihnen alles Gute.

Euer/Ihr Tobias Gehre

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